مدیریت محتوای سازمانی (ECM): نحوه سازماندهی مطالب خود مانند یک حرفه ای

از آنجا که مشاغل از یک استارتاپ چند نفره به یکی از آنها بزرگتر و قوی تر می شوند ، مهم است که مکانی داشته باشید که می توان تمام این محتوای مربوط به تجارت را ذخیره ، سازمان یافته و به راحتی دسترسی پیدا کرد.

برای بوت شدن ، لازم است که فرآیندهای لازم نیز داشته باشید تا تمام این محتوا به درستی مدیریت شود.

از آنجا که تا سال 2025 ، میزان داده های جهانی ایجاد شده هر روز به 463 Exabytes می رسد - و اکثر این داده ها بدون ساختار نیستند.

اگر یک تجارت از یک مخزن متمرکز استفاده نکند و فرآیندهای مناسبی را در دست داشته باشد ، Bedlam وجود خواهد داشت.

به همین دلیل ECM وجود دارد.

E NTERPRISE C ONTENT M (ECM) راه حل برای مشاغل مدرن است که مایل به حفظ امنیت ، ایمن ، قابل استفاده و در دسترس از طریق چرخه زندگی خود هستند.

در این پست خیابانی ، شما می خواهید همه چیز را در مورد ECM بیاموزید ، از تعریف دقیق آن تا درک اینکه چرا مفید است ، و یاد می گیرید که ابزارهای ECM چه توانایی هایی دارند و چه کاری برای انجام آنها طراحی نشده اند. بخش های زیر را بخوانید تا کمترین سطح را بدست آورید:

بیایید سفر خود را برای تبدیل شدن به محتوا با مدیریت محتوای سازمانی خود آغاز کنیم.📁

تعریف مدیریت محتوای سازمانی چیست؟

e nterprise c entent m anagement m (ECM) یک اصطلاح چتر برای روش ها ، ابزارها ، فرایندها و سیستم های موجود برای دریافت محتوای مرتبط با مشاغل است (یعنی نگه داشتن آن ایمن ، ایمن ، قابل استفاده و در دسترس).

حداقل ، این تعریف فعلی ECM است.

تاریخ زیادی به نحوه تعریف مدیریت محتوای سازمانی وجود دارد. برای اینکه واقعاً با آنچه در حال حاضر ECM معنی دارد ، دست و پنجه نرم کنید ، باید به جایی که همه چیز شروع شده است نگاه کنید.

یکی از اولین تعاریف مدیریت محتوای سازمانی در اوایل دهه 2000 به وجود آمد. در گذشته نگر ، این نسبتاً متوسط است:

"مدیریت محتوای سازمانی فناوری است که برای ضبط ، مدیریت ، ذخیره ، حفظ و تحویل محتوا و اسناد مربوط به فرآیندهای سازمانی استفاده می شود."- ویکی پدیا ، تعریف مدیریت محتوای سازمانی

اما در اوایل دهه 2010 ، آنچه که ECM در نظر گرفته می شد به یک جانور بزرگتر تبدیل شد. این فقط ابزار ECM مهم نبود ، بلکه روش ها و استراتژی های مربوط به مدیریت محتوا است:

"مدیریت محتوای سازمانی (ECM) استراتژی ها ، روش ها و ابزارهایی است که برای ضبط ، مدیریت ، ذخیره ، حفظ و تحویل محتوا و اسناد مربوط به فرآیندهای سازمانی استفاده می شود. ECM مدیریت اطلاعات را در کل دامنه یک شرکت پوشش می دهد که آیا این اطلاعات به صورت یک سند کاغذی ، یک پرونده الکترونیکی ، یک جریان چاپ پایگاه داده یا حتی یک ایمیل است. "- Motswako ، تعریف مدیریت محتوای سازمانی

در دنیای شجاع جدید ما ، تعریف ECM ، دوباره ، در تحول دیجیتال و انواع مختلفی از محتوای موجود در حال حاضر رشد کرده است. این تعریف را از TechTarget بگیرید ، که به طور دقیق توصیف می کند که مدیریت محتوای معاصر شرکت در مورد چیست:

"مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مجموعه ای از فرآیندهای تعریف شده ، استراتژی ها و ابزارهایی است که به یک تجارت اجازه می دهد تا به طور مؤثر اطلاعات مهم را به کارمندان ، ذینفعان تجاری و مشتریان خود بدست آورد ، ساماندهی ، ذخیره و ارائه دهد. ECM به سرعت تکامل یافته است زیرا اشکال مختلف محتوا به محیط کار معرفی شده است. با این حال ، سیستم های ECM همچنان بر مدیریت دیجیتالی اطلاعات یک شرکت در یک مخزن متمرکز و استفاده از محتوای دیجیتالی برای پشتیبانی از فرآیندهای تجاری و کمک به دستیابی به اهداف خود تمرکز می کنند. "- TechTarget ، مدیریت محتوای سازمانی (ECM) چیست و چرا مهم است؟

یادآوری این نکته بسیار مهم است که تعریف مدیریت محتوای سازمانی یک بزرگ و روان است - به همین دلیل ، در تعریف من ، من آن را به عنوان یک اصطلاح چتر توصیف کردم. مانند مدیریت تحرک سازمانی ، همه جانبه است.

برای بوت شدن ، ECM همچنین می تواند به عنوان من ntelligent i nformation m (IIM) شناخته شود ، اگرچه از ECM بیشتر استفاده می شود.

اکنون که شما درک کاملی از ECM دارید ، وقت آن است که درک کنید که چرا و چگونه مدیریت محتوای شرکت بسیار مفید است.⬇

چرا مدیریت محتوای سازمانی مفید است؟

بازار مدیریت محتوای سازمانی در حال رشد است. به طور سریع.

این تیم در آینده تحقیقات بازار کشف کرد که نه تنها انتظار می رود بازار ECM با نرخ رشد سالانه مرکب (CAGR) 16. 8 ٪ رشد کند ، بلکه به ارزش بیش از 76 میلیارد دلار نیز رسیده است.

به بیان صریح ، اگر مشاغل شاهد سرمایه گذاری ارزش در استراتژی ها ، روش ها و ابزاری برای کمک به آنها در مدیریت محتوای خود نباشند ، این آمار و ارقام چشمگیر وجود نخواهد داشت.

ERGO: ECM مزایای زیادی را برای مشاغل ماهر و موفق در سراسر جهان به ارمغان می آورد.

به طور خاص ، مزایایی که مدیریت محتوای سازمانی به ارمغان می آورد عبارتند از:

محتوا ، اطلاعات و تمرکز اسناد.🧠

یکی از بزرگترین مسائلی که مشاغل مدرن با آن روبرو هستند این است که آنها از ابزارهای تجاری برای نگه داشتن انبوهی از محتوایی که هر روز تولید می کنند استفاده نمی کنند - از آرم های برند تا همه راه تا DOC با آخرین آمار بازاریابی در آن. اما با استفاده از ECM ، این رنگ ، خوب ، بدون درد را ایجاد می کند. محتوایی که ضروری به نظر می رسند می توانند در یک مکان مرکزی که بارها و بارها توسط کارمندان استفاده می شود ، ذخیره شود تا بتوانند محتوای مورد نظر خود را بازیابی کنند. دیگر از طریق ایمیل یا Docs Google ترسو نیست. پیام های ناخوشایند تر و ناخوشایند دیگری نمی پرسند که یک محتوای لازم در کجا سرگردان است.

داشتن اسناد و اطلاعات همه در یک مکان به طور طبیعی منجر به افزایش بهره وری در سطح شرکت می شود. به عنوان مثال ، بیایید فلیکس را بگیریم ، که یک خالق محتوا در تیم بازاریابی فرضی است. او به سند بازاریابی فوق الذکر نیاز دارد تا بتواند برخی از آمار بازاریابی چشمگیر را به محتوایی که ایجاد می کند اضافه کند. فلیکس به جای اینکه در اطراف پوشه های مختلف - میزبان محلی و روی ابر - میزبان هر دو به صورت محلی و در ابر باشد - و به تأخیر انداختن کار او برای بوت شدن ، دقیقاً می داند که وقتی همه چیز در یک مکان است ، به کجا برود. این باعث می شود گردش کار فلیکس - علاوه بر همه افراد دیگر - ساده تر شود.

مزایای دسترسی دو برابر است. همانطور که در بخش فوق مورد توجه قرار گرفته است ، دسترسی به کارمندان در تمام سطوح و در همه بخش ها امکان دسترسی به آنچه مورد نیاز آنها است - مانند اگر کسی از تیم حساب ها نیاز به پردازش رسیدهای مسافرتی شخص دیگری داشته باشد ، یا اگر یک طراح نیاز به ویرایش اولیه یک هم تیمی داردمفاهیم. اما مزایای دسترسی به همین جا ختم نمی شود. با ECM ، شما میزبان تمام این محتوای تجاری در یک مکان دیجیتال مرکزی هستید. این می تواند یا اینترانت شرکت شما یا از طریق یک ابزار مبتنی بر ابر باشد ، اما به هر صورت ، کارمندان می توانند از طریق آرایه ای از دستگاه ها به این مکان مرکزی دسترسی پیدا کنند-از تلفن ها تا رایانه لوحی ، لپ تاپ هایی که از خانه به رایانه های شخصی ثابت شده اند. در دسترس = معقول.

هنگامی که شما محتوای شرکت خود را به درستی مدیریت می کنید ، تیم های شما می توانند مانند جوانب مثبت همکاری کنند. آنها می توانند به سرعت محتوا را بارگذاری کنند ، ببینند دیگران سریعتر کار کرده اند ، و پرش می کنند و هرگونه ویرایش ، تغییرات یا تغییرات لازم را به سرعت انجام می دهند. ECM می تواند به همكاران كمك كند تا كلای دهه را تحقق بخشند.

ریختن داده ها. اطلاعات در دست اشتباه است. اسناد در اتر گم می شوند. وقتی صحبت از مدیریت محتوای مربوط به مشاغل شما می شود ، ایمن نگه داشتن آن از اهمیت بالایی برخوردار است. با این حال ، این ساده تر از آنچه انجام شده است. با تکثیر دستگاه های مختلف برای کار ، کار از راه دور و حتی تیم های کاملاً مرتب سازی ، از دست دادن و پیگیری محتوای مهم تجاری نسبت به گذشته ، رایج تر است. اما با ECM ، شما در برابر سوء مدیریت محتوا موضع می گیرید.

در دهه 2020 ، مشاغل نباید از روشهای منسوخ برای مدیریت محتوا استفاده کنند - به عنوان مثالذخیره کاغذهای چاپی در پوشه های مقوایی و سپس ذخیره آن پوشه ها در کابینت های پر از آن. نه تنها به این دلیل که بسیار غیر عملی و ناکارآمد است ، بلکه به دلیل این واقعیت است که دقیقاً سازگار با محیط زیست نیست. مدیریت محتوای سازمانی ، با تمرکز اول دیجیتال ، به تجارت شما کمک می کند تا به یک تجارت پایدار تبدیل شود.

لیست چشمگیر ، درست است؟

نه اینکه در توضیح اینکه مدیریت محتوای سازمانی چقدر سودمند است ، بیش از حد پیش برویم ، اما یک مثبت دیگر از ECM وجود دارد که فکر می کنم ارزش توضیح آن را داشته باشد: هیچ موانعی وجود ندارد که مشاغل نباید مدیریت محتوای شرکت را اجرا و انجام دهند.

هر اندازه تجارت در هر صنعت - مهم نیست که چه خدماتی یا محصولی را که به جهان ارائه می دهد - می تواند پاداش های موجود در لیست فوق را بدست آورد.

این مورد استفاده را که توسط تیم Onbase Hyland نوشته شده است ، توضیح دهید که توضیح می دهد که چگونه افراد در محافل مالی از مدیریت محتوای سازمانی بهره مند می شوند:

"پرونده مبدا وام وام را در نظر بگیرید. برای پیگیری در آن پرونده چیزهای زیادی وجود دارد. اگر یک فرم ، امضای ، یک بیانیه بانکی یا اسناد رسمی از دست رفته باشد ، تا نزدیک شدن بسیار طولانی تر است. با استفاده از ECM ، ردیابی وضعیت اسناد آسانتر است ، امکان دسترسی فوری به افرادی که به آن نیاز دارند ، امکان پذیر است و شخصاً اطلاعات را ایمن و ایمن نگه می دارد. "- Onbase ، چرا ECM؟

تمام آنچه شما برای به دست آوردن مزایای مشابه نیاز دارید ، مجموعه ای محکم از فرآیندها ، استراتژی ها و ابزارها است.

صحبت از ابزارها ، وقت آن است که یک شیرجه عمیق.🛠

ابزارهای مدیریت محتوای سازمانی چه کاری می توانند انجام دهند؟

بگذارید ابتدا هوا را کمی پاک کنم.

مدیریت محتوای سازمانی را می توان با نرم افزار تجاری و ابزارهایی که به طور خاص به عنوان ابزارهای ECM ساخته نشده اند ، انجام داد.

این امر به این دلیل است که ECM معاصر شامل مدیریت اسناد ، مدیریت سوابق ، مدیریت دارایی دیجیتال و مدیریت گردش کار است ، اما نام های معدودی دارد.

بنابراین، می توانید از طیف گسترده ای از نرم افزارها و ابزارها برای رسیدن به اهداف اصلی مدیریت محتوای سازمانی استفاده کنید.

با این حال، ابزارهای هدفمند ECM ساخته شده‌اند، بنابراین شرکت‌ها می‌توانند به سرعت مدیریت محتوای سازمانی خود را کنترل کنند.

این ابزارهای یکپارچه ECM - که گاهی اوقات به عنوان سیستم های مدیریت محتوا شناخته می شوند - به طور خاص به پنج جزء کمک می کنند. این پنج مؤلفه که توسط انجمن مدیریت اطلاعات و تصویر تعریف شده و توسط تیم TechTarget شرح داده شده است، به شرح زیر است:

1. مؤلفه Capture شامل ایجاد اطلاعات با تبدیل اسناد کاغذی به فرمت های الکترونیکی، جمع آوری و جمع آوری فایل های الکترونیکی به یک ساختار منسجم و سازماندهی اطلاعات است. اطلاعات می تواند شامل محتوایی مانند فاکتورها، قراردادها و گزارش های تحقیقاتی باشد.
2. مؤلفه Manage اطلاعات را از طریق ابزارهایی مانند مدیریت اسناد، نرم افزارهای مشارکتی، مدیریت محتوای وب و مدیریت سوابق به هم متصل می کند، تغییر می دهد و به کار می گیرد.
3. مؤلفه Store به طور موقت از اطلاعاتی که اغلب در حال تغییر هستند در کوتاه مدت در ساختارهای پوشه انعطاف پذیر نسخه پشتیبان تهیه می کند تا به کاربران امکان مشاهده یا ویرایش اطلاعات را بدهد.
4. مؤلفه Preserve از اطلاعاتی که به ندرت در حال تغییر هستند در میان مدت و بلند مدت پشتیبان می گیرد و معمولاً از طریق ویژگی های مدیریت سوابق انجام می شود. معمولاً برای کمک به سازمان ها در رعایت مقررات دولتی و سایر مقررات استفاده می شود.
5. مؤلفه Deliver اطلاعات درخواستی را به مشتریان و کاربران نهایی ارائه می دهد.

چرا این 5 جزء، دقیقا؟

قبلاً در این پست به «چرخه حیات محتوای دیجیتال» اشاره کردم، اما اجازه دهید بیشتر توضیح دهم.

هر قسمت از محتوای تجاری - صرف نظر از شکلی که به خود می گیرد - یک شروع و یک نقطه پایان دارد که اتفاقات زیادی در این بین می افتد. برای مثال، در مورد لوگوی بازطراحی شده شرکت، ابتدا باید سند ایجاد شود و سپس ثبت شود.(منظورم اساساً از "اسیر" نجات یافته است.)

سپس، سند در مکانی آپلود می شود که به راحتی توسط سایرین در شرکت قابل دسترسی باشد تا بتوانند به آن نگاه کنند، آن را ویرایش کنند، یادداشت برداری کنند یا از آن به عنوان بخشی از کار خود استفاده کنند.

پس از گذشت مدتی، لوگوی بازطراحی شده به عنوان یک محتوا دیگر مورد نیاز نیست - به احتمال زیاد به دلیل طراحی مجدد لوگوی شرکت. این زمانی است که این قطعه خاص از محتوا به نقطه پایانی خود می رسد، جایی که بسته به آنچه شرکت بهترین می داند، بایگانی می شود یا به طور کامل حذف می شود.

بنابراین، ابزارهای ECM یکپارچه و هدفمند، با داشتن ویژگی هایی که محتوا را به مرحله مناسب بعدی در چرخه زندگی هدایت می کند، به مدیریت محتوا کمک می کند.

اما این نرم افزارهای یکپارچه برای ECM اساساً می توانند مجموعه ای ترکیبی از ویژگی های قرض گرفته شده از سایر نرم افزارهای اختصاص داده شده به مدیریت اسناد، مدیریت گردش کار، مدیریت فرآیندهای تجاری و موارد مشابه باشند.

این بدان معناست که می‌تواند ناکارآمدی‌های خاصی در نرم‌افزار ECM همه‌کاره وجود داشته باشد، جنبه‌هایی که فاقد آن هستند.

برای کمک به شما در فهمیدن اینکه آیا باید از ابزار ECM یکپارچه استفاده کنید یا از چندین ابزار مدیریتی متفاوت اما مرتبط برای مدیریت محتوای شرکت خود استفاده کنید، بیایید بررسی کنیم که نرم افزار ECM چه کارهایی را نمی تواند انجام دهد.

ابزارهای مدیریت محتوای سازمانی چه کاری نمی توانند انجام دهند؟

در حالی که مزایای نرم افزار ECM به تفصیل پوشش داده شده است (به عنوان مثال تمرکز محتوا، افزایش بهره وری، افزایش دسترسی و غیره)، زمان آن رسیده است که سوئیچ را برگردانید و ببینید که برخی از ابزارهای ECM همه کاره قادر به انجام چه کارهایی نیستند.

زیرا می‌خواهم به شما کمک کنم ابزارهایی را که برای مدیریت محتوای سازمانی استفاده می‌کنید به شیوه‌ای آماده و آگاهانه انتخاب کنید.

بدون بحث بیشتر، اجازه دهید در مورد دو مورد از بزرگترین معایب استفاده از برخی ابزارهای ECM صحبت کنیم: فقدان مستندات خط مشی/رویه، و ادغام ضعیف و قابلیت های اتوماسیون بین پلتفرمی برای غیر توسعه دهندگان.

قابلیت‌های یکپارچه‌سازی و اتوماسیون بین پلتفرمی برای غیر توسعه‌دهندگان

اتوماسیون انکارناپذیر قدرتمند است.

این چیزی است که بسیاری از ابزارهای ECM به طور طبیعی قادر به اجرای درون برنامه ای هستند. به عنوان مثال، می تواند به طور خودکار اسناد را از یک . docx به a. PDF یا هر نوع فایل دیگری به دیگری تبدیل کند. به طور مشابه، به طور خودکار فایل‌ها، اسناد، یا بخش‌هایی از اطلاعات خاص را دقیقاً در زمانی که به آن نیاز دارند، به سمت برخی از کارکنان هدایت می‌کند.

همه اینها برای کمک به محتوا در هر مرحله از چرخه زندگی آن، علاوه بر کمک به اعضای تیم در دستیابی به آنچه نیاز دارند - و به سرعت - بسیار مفید است.

اما همانطور که گفتم - همه اینها درون برنامه است.

اگر می‌خواهید با سایر نرم‌افزارها یکپارچه شوید و چند اتوماسیون کاملاً مفید (بدون ذکر جالب) بسازید که در بین برنامه‌ها وجود دارد، نمی‌توانید این کار را به راحتی با بسیاری از ابزارهای ECM انجام دهید.

برخی از ابزارهای ECM با پلتفرم‌های دیگر ادغام می‌شوند، اما این ابزارها معمولاً بهترین‌ها هستند - نرم‌افزارهای گوگل، مایکروسافت و موارد مشابه. اما برای سایر برنامه ها - و به ویژه برنامه های جدیدتر - ممکن است به عنوان یک غیر توسعه دهنده مشکل باشد.

به عنوان مثال، با نگاهی به Zapier - که ساده‌ترین برنامه برای یکپارچه‌سازی دو (یا چند) نرم‌افزار است - شناخته‌شده‌ترین و پرکاربردترین ابزار ECM در بازار در فهرست بیش از 2000 برنامه وجود ندارد.

اگر یک محصول SaaS وجود داشته باشد که واقعاً می‌خواهید با آن ادغام کنید واقعاً مایه شرمساری است تا فرآیندها و کارهای تکراری حتی بیشتر خودکار شوند، اما دانش فنی لازم برای انجام این کار را خودتان با API ندارید، یا اگر ECMابزار دارای ویژگی یکپارچه سازی داخلی نیست.

در عوض، شما باید پروژه‌های اضافی را برای توسعه‌دهندگان خود ایجاد کنید - و آنها قبلاً به اندازه کافی کار کرده‌اند!

فقدان مستندات برای سیاست ها و رویه ها

وقتی قبلاً گفتم "ECM یک کار بزرگ است" دروغ نگفتم.

و بخشی از این تعهد مستندسازی سیاست‌ها و رویه‌ها نه تنها برای استفاده و تعامل با خود ابزار ECM، بلکه در رابطه با مدیریت اسناد به عنوان یک فرآیند است.

اما حرف من را از آن نگیرید.

این نقل قول از چینتان مهتا در Knowarth، سازندگان چندین راه حل مدیریت دیجیتال برای شرکت ها را بخوانید:

یکی دیگر از چالش‌های بزرگ در اجرای ECM این است که شرکت‌ها یا خط‌مشی‌ها و رویه‌های مربوط به مدیریت اسناد/سوابق/محتوا را مستند نمی‌کنند یا نظارت و نظارت کافی بر آن اشیاء دیجیتالی ندارند. این ممکن است در پیاده‌سازی ECM که دارایی‌ها قراردادها یا فایل‌های منابع انسانی هستند، مشهود نباشد، اما زمانی که پیاده‌سازی ECM در مورد دارایی‌های دیجیتال باشد، به یک مشکل بزرگ تبدیل می‌شود. در این نوع پیاده‌سازی‌ها، یافتن فایل‌های تکراری متعدد، یا بدتر از آن، تغییرات کوچک در نسخه‌هایی که تقریباً نامحسوس هستند، اما مستند نیستند، غیرعادی نیست.– چینتان مهتا، چالش ها و مزایای نرم افزار مدیریت محتوای سازمانی چیست؟

همانطور که مهتا در پایان نقل قول خود می‌گوید، وقتی سیاست‌ها و رویه‌های مربوطه مستند نشده باشند - و در نتیجه رعایت نمی‌شوند - ممکن است بلامحل شود. به حدی که می تواند کل اجرای ECM را بی معنی کند.

برای ابزارهای ECM (باز هم، نه همه ابزارهای ECM)، جایی وجود ندارد که بتوان این رویه ها را بارها و بارها به روشی مفید دنبال کرد. مطمئناً، یک سند سیاست‌ها و رویه‌ها می‌تواند در خود ابزار ECM نوشته و ذخیره شود و اصلاً قابل دسترسی باشد، اما چگونه می‌دانید که تیم شما واقعاً از این قوانین پیروی می‌کند؟

در همین حال، اگر از یک چک لیست مدیریت محتوا/مستند قابل تکرار استفاده می‌کردند، محتوا، اسناد و اطلاعات ذخیره شده در ابزار ECM را بسیار بهتر مدیریت می‌کردند.

متأسفانه، اکثر ابزارهای ECM از چک لیست ها به عنوان روشی مفید برای کاهش خطای انسانی در هنگام مدیریت اسناد استفاده نمی کنند.

شما آن را دارید. دو مورد از بزرگترین معایبی که ابزارهای ECM می توانند داشته باشند.

اکنون، ممکن است هنگام تحقیق در مورد نرم افزارهایی که می توانید برای ECM از آنها استفاده کنید، چندین معایب دیگر را متوجه شوید، اما این موارد مورد به مورد متفاوت خواهند بود. برای تصمیم‌گیری، در نهایت باید این نکات مثبت و منفی را متعادل کنید و بفهمید کدام نرم‌افزار - یا قطعات نرم‌افزاری - بیشترین مزیت کلی را برای کسب‌وکار شما فراهم می‌کند.

صحبت از تحقیق شد، بیایید نگاهی به ابزارهای موجود در بازار بیندازیم که به شما در مدیریت محتوای شما کمک می کند.👀

بهترین ابزارهای موجود در بازار برای مدیریت محتوا

ابزار مدیریت محتوای سازمانی شماره 1: Laserfiche

Laserfiche که در سال 1987 تأسیس شد، به کسب و کارهای بیشماری در مدیریت محتوای سازمانی کمک کرده است. در واقع اولین نسخه Laserfiche اولین سیستم تصویربرداری سند در جهان بود!

از دهه 1980، این ابزار با گذشت زمان گسترش یافته و رشد کرده است. مشاغل معاصر می توانند از نرم افزار مدیریت اسناد Laserfiche برای موارد زیر استفاده کنند:

• محتوای مهم و مفید را در یک مکان متمرکز کنید
• اسناد خاص را به سرعت و به راحتی پیدا کنید
• محتوا را همیشه ایمن نگه دارید

اساسا، Laserfiche برای مدت طولانی در این بازی بوده است. بنابراین وقتی نوبت به نرم افزارهای آینده نگر برای مدیریت محتوا می رسد، حتما Laserfiche را در نظر داشته باشید.

ابزار مدیریت محتوای سازمانی شماره 2: DocuShare

بعدی ابزار مدیریت محتوای زیراکس، DocuShare است.

در عوض مفید، DocuShare در چهار قالب مختلف ارائه می شود:

• DocuShare Express
• DocuShare
• DocuShare Enterprise
• آموزش DocuShare

اکنون، اینکه کسب و کار شما باید از کدام محصول استفاده کند متفاوت است.

Express برای SMB ها است، DocuShare شامل ویژگی های سنتی ECM (مدیریت اسناد، ضبط تصویر، قابلیت های انتشار و غیره) است، در حالی که Enterprise بر روی استقرارهای بزرگ متمرکز است. همانطور که از نام آن پیداست، آموزش و پرورش یک پیکربندی برای مدارس و سایر مؤسسات در بخش آموزش است.

ابزار مدیریت محتوای سازمانی شماره 3: M-Files

در سایت بررسی نرم افزار قابل اعتماد Capterra، M-Files توضیحات زیر را دارد:

M-Files نسل بعدی مدیریت محتوای سازمانی هوشمند را ارائه می‌کند که با کمک به افراد در یافتن و استفاده مؤثرتر از اطلاعات، عملکرد تجاری را بهبود می‌بخشد.– Capterra، M-Files

M-Files یک راه حل مدیریت محتوا است که برای مدتی در دسترس بوده است، اما این بدان معنا نیست که قدیمی و خسته شده است.

برعکس، نرم افزار M-Files از هوش مصنوعی استفاده می کند و به کسب و کارها کمک می کند تا محتوای خود را بیشتر ذخیره، ایمن و در دسترس نگه دارند!

ابزاری برای مدیریت محتوای سازمانی شماره 4: DocuWare

DocuWare - اگرچه از نظر نام مشابه است - یکی از فرمت های دیگر DocuShare نیست. در واقع، آنها دو ابزار ساخته شده توسط دو شرکت جداگانه هستند.

به طور خاص ، DocUware یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) است که مشاغل را قادر می سازد تا از محتوای خود به درستی مراقبت و مدیریت کنند. این تمرکز بر روی تحول دیجیتال و ورود مشاغل به قرن بیست و یکم با رفتن به کاغذ با محتوای آنها است.

ابزار برای مدیریت محتوای سازمانی شماره 5: خیابان فرآیند

اگرچه فرآیند خیابان را نمی توان به عنوان نرم افزار ECM تعریف کرد (در عوض ، این نرم افزار پیشرفته BPM است) ، می توان از آن به عنوان ابزاری خارق العاده برای پوشش اهداف اصلی مدیریت محتوای سازمانی-یا به عنوان دستیار استفاده کرد.

من فکر کردم شما خواهید بود ...

برای به دست آوردن بهترین نتیجه از ECM و BPM از خیابان فرآیند استفاده کنید!

اولا ، بگذارید خیابان فرآیند را توضیح دهم.

خیابان فرآیند لیست های چکمه ای فوق العاده است.

اگر گردش کار ، فرآیندهای تجاری و سایر روشهای انتگرال را به عنوان الگوها مستند کنید ، شما و تیم خود می توانید تعداد نامحدودی از لیست های چک را از آن الگوها راه اندازی کنید.

چگونه می توانید از این لیست های چک استفاده کنید ، بسیار متفاوت است. اما به طور خاص برای مدیریت محتوای سازمانی ، دو روش اصلی وجود دارد که می توانید از Process Street استفاده کنید.

گزینه شماره 1: استفاده از خیابان فرآیند برای اهداف اصلی ECM

مدیریت محتوای سازمانی ، در اصل ، در مورد میزبانی محتوا در مکانی امن است که چندین هم تیمی می توانند به آن دسترسی پیدا کنند - یا در صورت نیاز محتوا را به روز کنند.

با تشکر از ویجت فایل Nifty Street ، می توانید محتوا را بارگذاری کنید تا همکاران بتوانند به آن دسترسی پیدا کرده و مستقیماً در دستگاه های خود بارگیری کنند. علاوه بر این ، شما همچنین می توانید از ویجت تعبیه شده برای میزبان اسناد مهم ، اطلاعات یا انواع دیگر محتوا از برنامه ها و سایت های دیگر مستقیماً در لیست های چک خود استفاده کنید!

مهم نیست که آیا محتوا را می توان در یک کار واحد از یک لیست چک یافت ، یا اگر لیست های خاصی از چک های خاص دارید که کاملاً به انواع میزبانی محتوا اختصاص داده شده است (به عنوان مثال محتوای بازاریابی) ، هم تیمی ها می توانند در هنگام دفتر و در جاده به محتوا دسترسی پیدا کنندبرنامه ما مبتنی بر ابر است.

با وجود این دو ویژگی به تنهایی ، اهداف اصلی ECM در حفظ امنیت ، ایمن ، قابل استفاده و در دسترس بودن محتوا انجام می شود. اما فرآیند خیابان نمی تواند به برخی از اهداف دیگر ضربه بزند ، زیرا Process Street از نظر فنی نرم افزار ECM نیست.

شما می توانید با استفاده از ادغام خیابان های فرآیند Zapier ، قابلیت های ECM Process Street را تقویت کنید!

با ادغام با برنامه های دیگر برای ECM از طریق Zapier ، شما یک شبکه فوق العاده از ابزارهای درهم تنیده برای نظارت و کارشناسی ارشد مدیریت محتوای سازمانی ایجاد می کنید - و به دست آوردن مزایای همه آن ابزارها ، ممکن است اضافه کنم ، نه فقط مزایای یکی!🚀

اما همه مشاغل متفاوت هستند.

شاید شما ترجیح می دهید برای مدیریت محتوای کسب و کار خود به یک ابزار ECM همه در یک بروید.

اما به یاد داشته باشید که این سیاست ، رویه و اسناد فرآیند بخش عظیمی از اجرای ECM - و همچنین حفظ آن است. که شما را به سمت خیابان فرآیند دوم هدایت می کند می تواند برای مدیریت محتوای سازمانی استفاده شود ...

گزینه شماره 2: استفاده از Process Street به عنوان همراهی با نرم افزار ECM

پیش از این به یاد داشته باشید که من از Chintan Mehta نقل قول کردم که توضیح داد که ثبت نام سیاست ها ، رویه ها و فرایندها مربوط به ECM می تواند منجر به مشکلات اساسی شود؟

خوب ، با فرآیند خیابان ، می توانید به راحتی آن سیاست ها ، رویه ها و فرآیندها را از طریق قالب ها و لیست های چک مستند کنید.

به عنوان مثال ، هر زمان که یک قطعه محتوا در ابزار ECM به روز شود ، می توانید یک لیست چک برای آن داشته باشید. یا می توانید کارهای کوچک مربوط به ECM را در الگوهای فرآیند مربوطه معرفی کنید (به عنوان مثال ، کاری که به طراح گرافیک اطلاع می دهد تا تصاویر تکمیل شده را در مخزن بارگذاری کند).

از طرف دیگر ، شما می توانید از لیست های چک به عنوان مطالب آموزشی برای کارمندان استفاده کنید ، بنابراین خاطرات آنها هر چهارم در مورد نحوه تعامل آنها با ابزار ECM و چگونگی آنها باید تازه شود!

برای صاف بودن ، می توانم صدها مورد استفاده مختلف را ذکر کنم که خیابان فرآیند یک دستیار باورنکردنی برای هر ابزار ECM است ، اما شما روزها در اینجا خواهید بود.

درعوض ، من پیشنهاد می کنم به صورت رایگان ثبت نام کنید و بدانید که چگونه تجارت شما می خواهد از Process Street برای مدیریت محتوای سازمانی استفاده کند!📂

الگوهای خیابانی فرآیند اضافی برای مدیریت تجارت شما

اگر این پست را در وبلاگ ما می خوانید ، این بدان معنی است که شما در جستجوی منابع هستید تا تجارت شما بتواند امور را بهتر مدیریت کند.

خوشبختانه برای شما ، ما چندین الگوی مرتبط با مدیریت را تهیه کرده ایم.

برخی از این الگوها به طور مستقیم برای مدیریت محتوا مفید خواهند بود - مانند لیست چک های دفع سوابق ما.

با این حال ، برخی دیگر ، مانند مدیریت عملکرد کارمندان ، متناسب با انواع دیگر مدیریت هستند.

این که آیا این منابع در آینده نزدیک یا طولانی مدت مورد نیاز هستند ، این الگوها آماده هستند و منتظرند تا به حساب شما اضافه شوند!

الگوهای مرتبط با مدیریت بیشتر:

آنجا شما آن را دارید.

در این پست ، شما همه چیز را در مورد ECM آموخته اید ، و روش های مختلفی که خیابان فرآیند می تواند به شما در تمام تلاش های مدیریت محتوای سازمانی خود کمک کند.

در اینجا باید در نهایت با مدیریت محتوای خود راضی باشید.

تجارت شما در مورد مدیریت محتوای سازمانی چگونه پیش می رود؟آیا نکاتی ، ترفندها یا بهترین شیوه هایی که می خواهید با جامعه خیابانی فرآیند به اشتراک بگذارید وجود دارد؟اگر چنین است ، آنها را در بخش نظرات زیر بنویسید!💡